Solde de tout compte : calcul, documents obligatoires et délais de remise

Sommaire

1. Qu'est-ce que le solde de tout compte ?
2. Les documents de fin de contrat
3. Quand remettre le solde de tout compte ?
4. Ce que contient le solde de tout compte
5. Contester le solde de tout compte
6. Les erreurs fréquentes
7. Questions fréquentes

La fin d'un contrat de travail, quelle qu'en soit la cause, se termine toujours de la même façon : un dernier bulletin, des documents à remettre et un solde de tout compte. C'est un moment sensible : une erreur de calcul ou un document manquant peut retarder les droits du salarié et ouvrir la voie à un litige.

Qu'est-ce que le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est établi par l'employeur à la rupture du contrat, quel qu'en soit le motif : démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD, départ à la retraite. Il fait l'inventaire des sommes versées au salarié à l'occasion de la rupture. Le salarié en signe un exemplaire, mais sa signature atteste seulement qu'il a reçu ces sommes : elle ne vaut pas renonciation à contester.

Les documents de fin de contrat

Ces documents sont quérables : l'employeur doit les tenir à la disposition du salarié à la date de fin du contrat, et le salarié vient les chercher. Dans la pratique, beaucoup d'employeurs les envoient par courrier recommandé pour éviter toute discussion.

Quand remettre le solde de tout compte ?

Les documents sont établis à la date de fin du contrat, c'est-à-dire à l'expiration du préavis, qu'il soit effectué ou non. Si l'employeur dispense le salarié d'effectuer son préavis, le contrat prend fin à la date prévue de fin du préavis, et c'est à cette date que les documents sont dus. Le signalement de fin de contrat en DSN doit être transmis dans les 5 jours suivant la fin du contrat : voir notre article sur la DSN.

Ce que contient le solde de tout compte

Le dernier bulletin de salaire

Il reprend le salaire du dernier mois, au prorata des jours travaillés, ainsi que les éléments variables (heures supplémentaires, primes au prorata, commissions) et l'ensemble des indemnités dues à la rupture, avec leur traitement social et fiscal propre.

L'indemnité compensatrice de congés payés

Les congés acquis et non pris sont indemnisés, quel que soit le motif de la rupture, selon la méthode la plus favorable entre le maintien de salaire et la règle du dixième. Le détail du calcul figure dans notre guide des congés payés.

L'indemnité compensatrice de préavis

Lorsque l'employeur dispense le salarié d'effectuer son préavis, il lui verse une indemnité égale au salaire qu'il aurait perçu. À l'inverse, si c'est le salarié qui demande à être dispensé et que l'employeur accepte, l'indemnité n'est pas due. En cas de licenciement, sauf faute grave ou lourde, et à défaut de dispositions plus favorables, le préavis légal est le suivant :

Les indemnités de rupture

• Indemnité de licenciement : due au salarié en CDI licencié (sauf faute grave ou lourde) qui compte au moins 8 mois d'ancienneté. L'indemnité légale est égale à 1/4 de mois de salaire par année d'ancienneté jusqu'à 10 ans, puis 1/3 de mois au-delà. La convention collective peut prévoir plus.
• Indemnité spécifique de rupture conventionnelle : au moins égale à l'indemnité légale de licenciement. Voir notre guide de la rupture conventionnelle.
• Indemnité de fin de CDD : en principe 10 % de la rémunération brute totale, sauf exceptions (CDD saisonnier, refus d'un CDI équivalent, etc.).

Exemple : un salarié licencié après 6 ans et 3 mois d'ancienneté, avec un salaire de référence de 2 800 € brut. Indemnité légale : 2 800 × 1/4 × 6,25 = 4 375 €. Le salaire de référence est le plus favorable entre la moyenne des 12 derniers mois et celle des 3 derniers mois.

Les autres sommes

Selon les cas : jours de repos non pris si un accord le prévoit, remboursement de frais professionnels, primes dues au prorata, et, en déduction, les éventuels acomptes ou avances.

Contester le solde de tout compte

• Le salarié peut dénoncer le reçu signé dans les 6 mois suivant sa signature, par lettre recommandée. Passé ce délai, le reçu est libératoire pour l'employeur, mais seulement pour les sommes qui y sont mentionnées.
• Si le reçu n'a pas été signé, ou pour des sommes qui n'y figurent pas, le salarié peut agir dans les délais de prescription de droit commun, notamment 3 ans pour les rappels de salaire.

Les erreurs fréquentes

• oublier l'indemnité compensatrice de congés payés, ou la calculer par la seule méthode du maintien de salaire ;
• mal calculer l'ancienneté, qui inclut la durée du préavis même non effectué ;
• retenir un salaire de référence moins favorable que celui prévu par la loi ou la convention ;
• remettre les documents en retard, ce qui retarde l'indemnisation chômage du salarié ;
• oublier la portabilité de la mutuelle et de la prévoyance sur le certificat de travail.

Chez Codex RH, votre gestionnaire prépare le dernier bulletin, les indemnités et les documents de fin de contrat, et transmet le signalement en DSN. Les situations sensibles (licenciement, rupture conventionnelle) peuvent être confiées à notre assistance sociale.

Questions fréquentes