Congés payés : calcul des droits, indemnités et obligations de l'employeur

Sommaire

1. L'acquisition des congés payés
2. La période de référence et la prise des congés
3. Le calcul de l'indemnité de congés payés
4. Les congés non pris et leur report
5. L'indemnité compensatrice de congés payés
6. Les obligations de l'employeur
7. La gestion des congés en paie
8. Questions fréquentes

Les congés payés font partie des droits les plus connus des salariés, mais leur gestion en paie reste une source fréquente d'erreurs : compteurs mal tenus, mauvaise méthode d'indemnisation, oubli des règles introduites en 2024 pour les salariés malades. Voici les règles essentielles.

L'acquisition des congés payés

Chaque salarié, quel que soit son contrat (CDI, CDD, temps plein ou partiel), acquiert des congés dès son premier jour de travail :

• 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif ;
• soit 30 jours ouvrables pour une période de référence complète, l'équivalent de 5 semaines.

Un salarié à temps partiel acquiert les mêmes droits qu'un salarié à temps plein : 2,5 jours ouvrables par mois.

Jours ouvrables ou jours ouvrés ?

Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et les jours fériés chômés : 6 jours par semaine. Les jours ouvrés sont les jours effectivement travaillés dans l'entreprise, généralement 5 par semaine. Une entreprise peut décompter en jours ouvrés (25 jours par an) à condition que ce décompte ne soit jamais moins favorable au salarié.

Les périodes assimilées à du travail effectif

Certaines absences ouvrent droit à congés comme du travail effectif : les congés payés eux-mêmes, le congé de maternité, de paternité ou d'adoption, les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle, et d'autres périodes prévues par la loi ou la convention collective. Depuis la loi du 22 avril 2024, les arrêts pour maladie non professionnelle ouvrent également droit à congés, à raison de 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours par période de référence.

La période de référence et la prise des congés

Sauf accord collectif différent, la période d'acquisition court du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. Les congés se prennent ensuite pendant une période qui comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre.

• Le congé principal doit comporter au moins 12 jours ouvrables continus, pris entre le 1er mai et le 31 octobre.
• Le salarié ne peut en principe pas prendre plus de 24 jours ouvrables d'affilée.
• Le fractionnement du congé principal peut ouvrir droit à des jours de fractionnement supplémentaires, sauf renonciation du salarié ou accord contraire.

Le calcul de l'indemnité de congés payés

Pendant ses congés, le salarié ne perçoit pas son salaire mais une indemnité de congés payés. L'employeur compare deux méthodes et retient la plus favorable au salarié.

La méthode du maintien de salaire

Le salarié perçoit la rémunération qu'il aurait touchée s'il avait travaillé pendant ses congés : salaire de base, heures habituelles, primes liées au travail. C'est la méthode la plus simple et, pour un salaire stable, souvent la plus avantageuse.

La règle du dixième

L'indemnité correspond à 10 % de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence, pour l'ensemble des congés acquis. On y inclut notamment le salaire, les heures supplémentaires, les primes liées à l'activité et l'indemnité de congés de l'année précédente ; on en exclut les primes qui ne dépendent pas du travail (par exemple certaines primes annuelles versées que le salarié soit en congé ou non). Cette méthode favorise les salariés dont la rémunération a été variable ou élevée pendant l'année.

Exemple de comparaison

Un salarié payé 2 400 € brut par mois a perçu 30 000 € brut sur la période de référence, primes et heures supplémentaires comprises. Il prend une semaine de congés, soit 6 jours ouvrables sur ses 30 jours acquis.

La comparaison se fait en principe à chaque prise de congés, avec, si nécessaire, une régularisation en fin de période.

Les congés non pris et leur report

En principe, les congés doivent être pris pendant la période prévue et ne se reportent pas, sauf accord collectif ou accord de l'employeur. Mais l'employeur a l'obligation de mettre le salarié en mesure de les prendre : il ne peut pas se contenter de constater qu'ils n'ont pas été demandés.

Lorsqu'un salarié n'a pas pu prendre ses congés en raison d'une maladie ou d'un accident, il bénéficie d'une période de report de 15 mois. Après son retour, l'employeur doit l'informer, dans le mois qui suit, du nombre de jours dont il dispose et de la date jusqu'à laquelle il peut les prendre. Pour la gestion de l'arrêt lui-même, voir notre guide arrêt maladie et maintien de salaire.

L'indemnité compensatrice de congés payés

Quand le contrat de travail prend fin, quelle qu'en soit la cause (démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD), les congés acquis et non pris sont payés sous forme d'indemnité compensatrice de congés payés. Elle se calcule selon les mêmes règles que l'indemnité de congés, en retenant la méthode la plus favorable, et elle est soumise aux cotisations sociales et à l'impôt. Elle figure sur le dernier bulletin : voir notre article sur le solde de tout compte.

Les obligations de l'employeur

• porter à la connaissance des salariés la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture ;
• communiquer l'ordre des départs à chaque salarié au moins 1 mois à l'avance ;
• ne pas modifier les dates moins d'un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles ;
• mettre effectivement le salarié en mesure de prendre ses congés ;
• tenir un suivi précis des droits acquis, pris et restants, qui figure sur le bulletin de paie.

Dans certains secteurs, comme le bâtiment, les congés sont gérés par une caisse de congés payés à laquelle l'employeur est affilié : c'est alors elle qui verse l'indemnité.

La gestion des congés en paie

En paie, les congés supposent de tenir deux compteurs (période en cours et période précédente), de valoriser chaque prise de congés selon la méthode la plus favorable, de régulariser si nécessaire, et de fournir à la comptabilité la provision pour congés payés. Les nouvelles règles de 2024 imposent en outre de suivre les droits acquis pendant les arrêts maladie. Chez Codex RH, ces compteurs sont tenus par votre gestionnaire de paie dédié, dans le cadre de notre accompagnement.

Questions fréquentes