DPAE : déclaration préalable à l'embauche, délais et démarches obligatoires

Sommaire

1. Qu'est-ce que la DPAE ?
2. Qui doit réaliser la DPAE ?
3. Quand transmettre la DPAE ?
4. Comment réaliser la DPAE ?
5. Les risques en cas d'absence de DPAE
6. Les formalités complémentaires à l'embauche
7. Les erreurs fréquentes
8. Questions fréquentes

Un nouveau salarié arrive lundi matin ? Avant même qu'il ne pousse la porte de l'entreprise, une démarche doit avoir été faite : la DPAE. Simple et gratuite, elle est pourtant régulièrement oubliée, notamment pour les contrats courts. Voici comment la réaliser et ce qu'il faut prévoir autour.

Qu'est-ce que la DPAE ?

La déclaration préalable à l'embauche est une formalité prévue par le Code du travail. Elle informe l'URSSAF de l'embauche d'un salarié avant son entrée en fonction. Elle regroupe en une seule démarche plusieurs formalités, notamment :

• la déclaration de première embauche dans un établissement ;
• la demande d'immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, si nécessaire ;
• l'affiliation à l'assurance chômage ;
• la demande d'adhésion à un service de prévention et de santé au travail et l'organisation de la visite d'information et de prévention.

Elle constitue aussi, pour l'employeur, une preuve de la déclaration du salarié en cas de contrôle.

Qui doit réaliser la DPAE ?

Tout employeur qui embauche un salarié, quel que soit le contrat : CDI, CDD, même de quelques heures, contrat saisonnier, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation. Quelques précisions :

• pour un intérimaire, c'est l'entreprise de travail temporaire, employeur du salarié, qui effectue la DPAE ;
• un stagiaire n'étant pas salarié, il ne fait pas l'objet d'une DPAE ;
• les particuliers employeurs relèvent de dispositifs simplifiés (CESU, Pajemploi) ;
• chaque nouveau contrat donne lieu à une nouvelle DPAE, y compris pour un salarié déjà connu de l'entreprise, sauf cas particuliers prévus par la réglementation.

La DPAE peut être effectuée par l'employeur ou par un tiers qui agit pour son compte, comme un cabinet de paie.

Quand transmettre la DPAE ?

Le moment de l'embauche s'entend de la prise de poste effective, y compris pour une période d'essai ou une journée de formation. Exemple : un salarié commence le lundi à 8 h ; la DPAE doit être transmise avant 8 h ce jour-là, et idéalement dès la signature de l'engagement. Une DPAE transmise après l'arrivée du salarié est une DPAE tardive.

Comment réaliser la DPAE ?

La démarche se fait en ligne, gratuitement :

• sur urssaf.fr ou sur net-entreprises.fr ;
• ou directement depuis le logiciel de paie, par un échange de fichiers.

Les informations à fournir portent sur l'employeur (dénomination, SIRET, code APE, service de santé au travail), sur le salarié (nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale s'il est connu) et sur le contrat (date et heure d'embauche, nature du contrat, durée pour un CDD, durée de la période d'essai).

L'URSSAF délivre un accusé de réception. L'employeur doit remettre au salarié une copie de la déclaration ou de cet accusé de réception, sauf si le contrat de travail écrit mentionne l'organisme destinataire de la DPAE. Si l'embauche n'a finalement pas lieu, la DPAE peut être annulée en ligne.

Les risques en cas d'absence de DPAE

• Une pénalité administrative, égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, appliquée par l'URSSAF en cas de déclaration manquante.
• Le délit de travail dissimulé : l'absence de DPAE est l'un des éléments constitutifs de la dissimulation d'emploi salarié. Les sanctions pénales peuvent atteindre 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende pour une personne physique, et 225 000 € pour une personne morale, avec des peines complémentaires.
• Des conséquences financières : redressement de cotisations, annulation des réductions et exonérations de cotisations, et, en cas de rupture du contrat, une indemnité forfaitaire de 6 mois de salaire due au salarié.

Ces risques sont d'autant plus importants qu'ils sont faciles à éviter : la DPAE prend quelques minutes.

Les formalités complémentaires à l'embauche

Les erreurs fréquentes

• faire la DPAE après l'arrivée du salarié, « dans la journée » ;
• oublier la DPAE pour un CDD court ou un extra ;
• indiquer une date ou une heure d'embauche erronée ;
• ne pas remettre la copie de la DPAE au salarié ;
• considérer que la DPAE suffit, et oublier le registre, la visite d'information ou la mutuelle.

Chez Codex RH, l'arrivée d'un salarié se prépare avec votre gestionnaire de paie dédié : déclaration, création du salarié, affiliations et recherche des aides disponibles. Pour estimer le budget du poste, lisez combien coûte réellement un salarié, puis découvrez notre accompagnement des TPE, dès le premier salarié.

Questions fréquentes